Next Level Nieuwsflits - week 16

Thuiswerken zonder trammelant

De coronacrisis vraagt een hele andere stijl van leidinggeven nu het merendeel van de werknemers thuis dient te werken. Online heb je waarschijnlijk al meerdere malen ‘10 tips voor productief thuiswerken’ voorbij zien komen en gedeeld met jouw team. Hoe belangrijk het ook is om een normaal ritme te behouden en regels voor het gezin op te stellen, het is ook juist nu van belang om als werkgever goede afspraken te maken met jouw werknemers over bijvoorbeeld bereikbaarheid en reiskostenvergoeding.

Toezicht & controle
Tijdens thuiswerken heb je minder zicht op wat werknemers de hele dag doen. Hoewel de meeste werknemers hun verantwoordelijkheid zullen nemen en je erop kan vertrouwen dat zij met de vrijheid goed om zullen gaan, zal je waarschijnlijk toch de behoefte hebben om hen te monitoren. Niet alleen om te controleren of ze daadwerkelijk aan het werk zijn, maar ook om ervoor te waken dat ze niet overbelast raken. Houd wel rekening met de privacywet. Het coronavirus is geen legitiem excuus om de AVG niet in acht te houden.

Maak daarom goede afspraken met jouw werknemers over contactmomenten, resultaatverwachtingen en werktijden. Start bijvoorbeeld gezamenlijk de werkdag door iedereen zijn of haar planning te laten delen.

Reiskostenvergoeding
Veel werknemers ontvangen een onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Deze kun je in principe blijven doorbetalen. Normaal gesproken heeft het fiscale consequenties als een werknemer langer dan 6 weken aaneengesloten thuis werkt. De reiskostenvergoeding is dan namelijk geen gerichte vrijstelling meer op de werkkostenregeling, waardoor het doorbetalen van de vergoeding ten koste gaat van de vrije ruimte. Je kunt dan alsnog de vergoeding blijven doorbetalen, maar dan is het wel een belaste vergoeding.

Staatssecretaris Vijlbrief van Financiën heeft in het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’ goedkeuring gegeven voor de doorbetaling van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Als werkgever mag je hierbij blijven uitgaan van de feiten waarop deze reiskostenvergoeding is gebaseerd. Hiermee is het fiscale gevolg dat de reiskostenvergoeding onder de WKR valt na 6 weken dus niet meer van toepassing. Let wel op: deze goedkeuring is van tijdelijke aard en zal worden ingetrokken zodra de huidige omstandigheden veranderen.

Indien werknemers gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op de werklocatie werkzaam zijn, dan is het ook mogelijk om alleen de reiskosten te vergoeden die daadwerkelijk door werknemers gemaakt worden. Door te werken met een declaratiesysteem kunnen deze kilometers onbelast worden uitbetaald. Hierdoor ben je tevens in het bezit van alle gedeclareerde kilometers bij een eventuele controle.

Arbowet
Als goed werkgever ben je vanuit de Arbowet verantwoordelijk om zorg te dragen voor een veilige werkplek, dus ook als werknemers thuiswerken. Het is lastig om te beoordelen of een werknemer thuis wel een ergonomische werkplek voor zichzelf heeft gecreëerd, je kunt namelijk moeilijk bij iedereen op bezoek gaan. Als werkgever ben je aansprakelijk voor de schade die een werknemer lijdt, indien de zorgplicht van de Arbowet wordt geschonden.

Informeer werknemers daarom goed over ergonomie en het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek. En voorzie hen van de juiste middelen, zoals een beeldscherm, een laptopstandaard en andere randapparatuur.

Leiderschap
Wij zien dat in crisissituaties altijd eerst een sfeer van desoriëntatie ontstaat door het wegvallen van zekerheden. Om ervoor te zorgen dat je gedurende deze coronacrisis grip houdt, is het van belang om de invloeden van de situatie op de organisatie in kaart te brengen. Echter verwachten werknemers wel meteen een leider die het voortouw neemt en hen verteld wat ze moeten doen. Zorg daarom voor duidelijkheid in afspraken, ritme, doelstellingen en taakverdeling. Omdat in tijden van crisis iedere dag en week er anders uit kan zien, is het van belang om de zaken telkens op korte termijn te bekijken zodat je tijdig kan bijsturen op de veranderingen. Zorg ervoor dat jij als werkgever of jouw leidinggevenden binnen het bedrijf regelmatig 1 op 1 contact onderhouden met de werknemers.

Wil je graag sparren over de impact van de coronacrisis op jouw organisatie of ben je nog op zoek naar een model voor thuiswerkafspraken? Wij zijn er voor je. Neem contact op met ons via 040 255 33 77 of mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..