Next Level Nieuwsflits - week 44


Rijdt de reiskostenvergoeding voorbij in 2021?

Een werkgever kan als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden aan een werknemer een reiskostenvergoeding verstrekken ter compensatie van de kosten voor het woon-werk verkeer. De voorwaarden om in aanmerking te komen voor een reiskostenvergoeding legt de werkgever vast in de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of is opgenomen in de cao. Als werkgever kun je bijvoorbeeld voorwaarden stellen aan de maximum- en minimumafstand per dag. Op dit moment mag je een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer aan werknemer verstrekken en moet je als werkgever de reiskostenvergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.

Coronavirus
Door de uitbraak van het coronavirus werd door de overheid geadviseerd dat werknemers zoveel mogelijk vanuit huis moesten werken. Dit leidde bij een aantal werkgevers tot een dilemma. Mag ik nog wel mijn werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken, nu de werknemer (bijna) volledig vanuit thuis werkt?
 
Stopzetten van de reiskostenvergoeding
De werkgever mag de reiskostenvergoeding eenzijdig stopzetten op het moment dat de kosten niet meer worden gemaakt. Een reiskostenvergoeding heeft namelijk enkel als doel de onkosten te vergoeden die een werknemer daadwerkelijk maakt. In een arbeidsovereenkomst of cao kan echter bepaald zijn dat een werknemer die thuis werkt of ziek is toch voor een bepaalde periode de reiskosten doorbetaald moet krijgen.

Doorbetalen van de vaste reiskosten
De werkgever kan er ook voor kiezen de reiskosten wel door te betalen als er niet wordt gereisd. De staatsecretaris van Financiën heeft namelijk een uitzondering gemaakt op de hoofdregel dat de werkgever maximaal zes aangesloten weken de reiskosten mag doorbetalen. De staatssecretaris keurt voor het jaar 2020 goed dat er geen gevolgen worden gegeven voor een vaste reiskostenvergoeding indien de werknemer (deels) thuiswerkt. Voorwaarde is wel dat de reiskostenvergoeding voor 13 maart 2020 is toegekend aan de werknemer.
 
Bovenstaande goedkeuring vervalt echter op 1 januari 2021. Over de thuiswerkdagen mag de werknemer geen reiskostenvergoeding meer ontvangen. Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog onbelast vergoed worden tot een bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer. Voor veel werknemers zal dit betekenen dat de reiskostenvergoeding (deels) vervalt.
 
Wij adviseren jou als werkgever daarom om tijdig het reispatroon van jouw werknemers in kaart te brengen. Dit doe je als werkgever door de thuiswerkdagen vast te stellen en afspraken te maken over hoeveel dagen de werknemer nog naar kantoor komt vanaf 1 januari. Wij raden aan om de afspraken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst en te verwerken in de personeelsadministratie.

Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van deze nieuwsbrief of een reiskostenvergoeding willen opzetten binnen jouw organisatie, neem dan gerust contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 040 255 33 77.