Next Level Nieuwsflits - E-mails controleren van werknemers

Lees jij wel eens de e-mails van jouw werknemers?

In de praktijk zien we vaak dat  e-mails van een zieke werknemer automatisch worden doorgestuurd naar een collega of leidinggevende. Logisch, de werkzaamheden gaan natuurlijk door en worden overgedragen naar een vervanger of collega. Hier kunnen e-mails tussen zitten die niet voor collega’s of leidinggevenden bestemd zijn, zoals privé e-mails. Daarbij heeft de werknemer ook nog eens recht op privacy.

Onder welke voorwaarden mag je de privacy schenden?

Ten eerste is het goed om te weten dat het Europees Hof heeft bepaald dat privé e-mails van een zakelijk e-mailadres vallen onder briefgeheim. Door het briefgeheim is het niet toegestaan om ongeopende post die niet voor jou bestemd is te openen en lezen zonder toestemming van de geadresseerde.

Het Europees Hof heeft daarom enkele voorwaarden gesteld waaronder het is toegestaan om de e-mails van werknemers te bekijken:

1. Er dient een specifieke aanleiding te zijn, zoals overdracht van werkzaamheden door ziekte of vermoeden van misbruik.
2. Er is geen andere manier mogelijk waardoor de privacy minder zwaar wordt geschaad.
3. Werknemer heeft op voorhand toestemming gegeven voor mogelijke controles.

Nu hoef je nog niet meteen in paniek te raken, want waarschijnlijk heb je de toestemming van werknemers al verkregen. Als jouw personeelshandboek of bedrijfsreglement een internet, e-mail en social media protocol bevat, dan is daar waarschijnlijk al in benoemd dat mogelijke controles uitgevoerd kunnen worden. Er is dan natuurlijk nog altijd de discussie mogelijk of werknemer hiervan op de hoogte was. Maar in principe leest werknemer bij indiensttreding het personeelshandboek en gaat daarmee akkoord d.m.v. ondertekening van de arbeidsovereenkomst. Mocht je nog geen protocol hebben waarin dit is opgenomen, dan kan ons Factor Arbeid team jou voorzien van een standaard internet, e-mail en social media protocol.

Probeer het lezen van de e-mails te beperken tot alleen de zakelijke e-mails. Het kan natuurlijk voorkomen dat je ongewenste e-mailcontacten tegenkomt, zoals bijvoorbeeld elders lopende sollicitaties. Neem dan eerst contact op met ons Factor Arbeid team, voordat je bepaalde acties gaat ondernemen. Zij zullen samen met jou de passende vervolgstappen uitstippelen.